北京知和韧性应急技术服务中心《档案管理制度》

北京知和韧性应急技术服务中心

北京知和韧性应急技术服务中心档案管理制度

第一章总则

目的：为规范中心的档案管理工作，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案管理的效率和便捷性，遵守相关法律法规和保密要求，特制定本制度。

适用范围：本制度适用于中心内的所有档案管理工作。

第二章档案管理的组织与职责

档案管理部门：综合支持部负责组织和监督档案的整理、归档、借阅、保管和销毁工作。具体职责如下：

1、组织和协调档案的整理、归档、编目、装订和标识工作。

2、登记和管理档案的借阅、归还和查阅，确保档案借阅的合法性和安全性。

3、制定和实施档案保管计划，确保档案的安全、完整和可用性。

4、定期对档案进行盘点和检查，确保档案的准确性和及时性。

5、协助制定和修订档案管理制度，提供档案管理方面的建议和意见。

第三章档案的归档与整理

归档管理：

1、档案归档应确保文件的有序和分类。

2、档案应按照编目号、文件号、日期等要求进行归档，确保归档信息的准确性。

3、档案应使用档案袋、文件夹等合适的材料进行包装和保护，标注清晰的档案名称和编目号。

4、档案的分类：

（1）法规性文件，包括上级颁发、需中心执行的，或由中心发行的各种标准、规章制度等。

（2）内部重大决议，包括中心总体计划或规划、项目发展计划、经营质量计划、营销计划、财务计划等。

（3）总结性文件。包括中心年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。凭证性文书材料。包括中心各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、合同书、协议书等的原始记录和文本。

（4）证件性文书资料。包括法人营业执照、税务登记证、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、中心和作品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

（5）劳资人事资料。包括内部的人事任命、调整，员工培训、工资审核记录，员工档案等相关资料。

（6）业务相关资料。在经营活动中形成的各种业务资料。

档案整理：

1、定期对档案进行整理和清理，将过期、废弃的文件进行处理和销毁，确保档案的及时更新和清理。

2、对档案进行分类、排序和编目，建立档案目录和索引，便于查询和利用。

第六条档案的借阅和归还

1、借阅申请：借阅人员在线填写借阅申请表，注明借阅目的和时间，并经过部门审批。

2、借阅登记：档案管理员应记录借阅人员、借阅日期、借阅文件等相关信息。

3、借阅期限：借阅档案的期限应根据实际需要进行合理安排，超过期限需及时归还或申请延期。

4、归还检查：归还档案时，档案管理员应进行检查，确保档案的完整性和无损坏。

5、借阅记录：档案管理员应妥善保管借阅记录，便于跟踪和追溯档案借阅情况。

第四章档案保管与安全

档案保管条件：

1、存储环境：档案应存放在通风、干燥、无尘、无腐蚀性气体和物质的环境中。

2、存储设施：应存放在合适的档案柜中，以保护档案的安全性和保存期限。

档案安全与保密：

1、档案存取权限：建立档案存取权限制度，确保只有经授权的人员才能访问和利用档案。

2、档案备份：定期进行档案备份或采用云端存储的方式，确保档案的安全性和防灾准备。

3、保密措施：对涉及机密信息的档案，应采取相应的保密措施，防止信息泄露。

第五章附则

本制度的解释权归中心档案管理部门所有，并有权根据实际情况进行调整和解释。

本制度自颁布之日起执行。

北京知和韧性应急技术服务中心